Транспортный документооборот между РФ и Беларусью: что меняется с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года российские грузоотправители, экспедиторы и перевозчики перестанут использовать бумажные транспортные накладные при автоперевозках. Такое требование закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Все перевозочные документы нужно формировать через операторов ИС ЭПД с передачей в государственную систему ГИС ЭПД. Для компаний, которые возят грузы между Россией и Беларусью, реформа создаёт дополнительный слой вопросов: нужна ли ЭТрН на международном рейсе, как совместить её с CMR-накладной, и что делать белорусскому контрагенту, у которого нет российской электронной подписи.

Параллельно с 1 марта 2026 года запущен реестр экспедиторов на платформе ГосЛог (Постановление Правительства РФ от 20.02.2026 № 173). Экспедитор без регистрации рискует штрафом от 100 до 300 тысяч рублей за первое нарушение, а заказчик его услуг может потерять право признать расходы при налогообложении. На пересечении этих двух реформ оказываются тысячи транспортных компаний, работающих на маршрутах Москва–Минск, Смоленск–Брест, Санкт-Петербург–Гомель.

Обязательная ЭТрН с 1 сентября 2026: что именно переводят в электронный формат

Закон № 140-ФЗ от 07.06.2025 внёс изменения одновременно в два ключевых закона: в Устав автомобильного транспорта (259-ФЗ) и в закон « О транспортно-экспедиционной деятельности» (87-ФЗ). С 1 сентября 2026 года электронный формат становится обязательным для транспортной накладной, заказ-наряда, заявки на перевозку, экспедиторских документов (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка), а также для железнодорожных и авиационных грузовых накладных. Все эти документы должны формироваться через оператора ИС ЭПД и передаваться в ГИС ЭПД (Государственная информационная система электронных перевозочных документов), оператором которой выступает ФГУП «ЗащитаИнфоТранс».

Титулы ЭТрН подписывают три участника: грузоотправитель, перевозчик (в лице уполномоченного сотрудника, например логиста или диспетчера) и грузополучатель. Водитель ЭТрН не подписывает, хотя может использовать ПЭП (простую электронную подпись) для подтверждения отдельных операций в мобильном приложении, например отметки о приёмке груза. Подписание титулов происходит с помощью УКЭП (квалифицированной электронной подписи) или УНЭП через сервис «Госключ» (усиленной неквалифицированной подписи). Для сотрудников, подписывающих документы от имени организации, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Без неё оператор не примет подпись.

Какие документы затронуты

Перечень документов, по которым электронный формат становится обязательным с 01.09.2026:

1. Транспортная накладная (ЭТрН) — ч. 1 ст. 8 Закона 259-ФЗ (в ред. 140-ФЗ).
2. Заказ-наряд и заявка на перевозку — ч. 5 ст. 8 Закона 259-ФЗ.
3. Экспедиторские документы (поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки) — ст. 2 п. 3, 6 Закона 87-ФЗ.
4. Железнодорожная накладная — по 140-ФЗ, форматы готовятся.
5. Грузовая авианакладная — по 140-ФЗ, проект порядка обмена на обсуждении.
6. Путевой лист — пока добровольно (ПП РФ от 21.05.2022 № 931), готовится обязательный формат.

Формат электронной транспортной накладной утверждён приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Форматы экспедиторских документов (поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка) утверждены ФНС в феврале 2026 года и вступают в силу с 1 сентября 2026 года одновременно с обязательностью электронного формата.

Исключения для бумажных накладных: когда при перевозках РФ–Беларусь бумага остаётся

Минтранс 13 марта 2026 года опубликовал проект приказа, определяющий закрытый перечень случаев, когда допускается бумажное оформление транспортной накладной и заказ-заявки после 1 сентября 2026 года. Для международных перевозок с участием белорусских контрагентов критически важны два пункта.

Первый — перевозка грузов автомобильным транспортом, если клиентом выступает иностранное юридическое или физическое лицо. Белорусская компания, заказывающая перевозку у российского перевозчика, подпадает под это исключение. В этом случае российскую транспортную накладную можно оформить на бумаге.

Второй — каботажные автомобильные перевозки грузов иностранными перевозчиками, зарегистрированными на территории одного из государств – членов ЕАЭС. Белорусский перевозчик, выполняющий рейс по территории России, вправе использовать бумажную накладную.

Проект предусматривает и другие основания: перевозки в зонах действия режима ЧС или военного положения, перевозки воинских грузов, доставка для личных нужд физлица, а также технические сбои ГИС ЭПД и отсутствие интернета на маршруте.

ЭТрН, CMR и e-CMR: три документа на одну перевозку

При грузоперевозке автотранспортом из Москвы в Минск возникает юридическая необходимость в нескольких документах одновременно. Российская транспортная накладная по Уставу автомобильного транспорта (259-ФЗ) подтверждает договор перевозки по российскому праву и нужна для налогового учёта. Международная CMR-накладная по Конвенции КДПГ регулирует отношения между отправителем, перевозчиком и получателем при международной автомобильной перевозке. С сентября 2026 года российская ТН должна быть электронной (ЭТрН), а CMR пока остаётся бумажной.

Если клиентом перевозки выступает белорусская компания, российскую ТН по проекту Минтранса допускается оформить на бумаге. Если же клиент — российский грузоотправитель, который нанимает перевозчика для доставки груза в Беларусь, нужно формировать ЭТрН через оператора ИС ЭПД, даже если груз пересекает границу. Важна не точка назначения, а резидентство клиента.

Пилотный проект e-CMR в ЕАЭС

Россия ратифицировала дополнительный протокол к Конвенции КДПГ об электронной CMR в феврале 2018 года, Беларусь — в январе 2019-го. В 2021–2023 годах между двумя странами прошёл пилотный проект по e-CMR, который подтвердил техническую возможность «безбумажных» международных перевозок. Формат накладной основан на стандарте СЕФАКТ ООН D22A (UN/CEFACT).

В ноябре 2024 года Совет ЕЭК дал старт расширенному пилотному проекту по e-CMR для всех стран ЕАЭС. По данным Департамента транспорта и инфраструктуры ЕЭК, к декабрю 2025 года операторы ЭДО и ДТС приступили к отладке информационного взаимодействия. Тестовые перевозки с e-CMR между странами Союза запланированы на первую половину 2026 года. Промышленное применение e-CMR между Россией и Беларусью ожидается не ранее 2027 года, после утверждения регуляторных актов на уровне ЕАЭС.

Пока e-CMR не введена в промышленную эксплуатацию, при автоперевозке РФ–Беларусь бумажная CMR остаётся обязательной наряду с российской ЭТрН (или бумажной ТН, если применяется исключение для иностранного клиента).

[Иллюстрация: Сравнение документов при перевозке из РФ в Беларусь: ЭТрН, бумажная ТН, CMR] Alt: Сравнительная схема документов при автоперевозке грузов между Россией и Беларусью

Реестр экспедиторов на платформе ГосЛог: штрафы и налоговые риски

С 1 марта 2026 года каждый экспедитор (юрлицо или ИП), работающий по договору транспортной экспедиции, должен быть включён в Реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности. Реестр ведётся Ространснадзором на платформе ГосЛог — федеральной цифровой системе, которая объединяет реестры участников перевозок, электронные документы и аналитику по маршрутам (подробнее о её устройстве и подсистемах — в разборе платформы «ГосЛог»). Правила функционирования утверждены Постановлением Правительства РФ от 14.02.2026 № 139, порядок ведения реестра — Постановлением от 20.02.2026 № 173. Уведомление подаётся через личный кабинет на «Госуслугах». Регистрация бесплатная. Действующим экспедиторам дано 60 календарных дней с 1 марта, то есть крайний срок — 30 апреля 2026 года.

Требования к заявителю: отсутствие у руководителя (или ИП) непогашенной судимости за экономические преступления и не более двух фактов привлечения к административной ответственности за нарушения в сфере экспедирования за последний год. Новые экспедиторы включаются в реестр в течение 1 рабочего дня, если документы поданы корректно.

Штрафы по ст. 11.14.3 КоАП РФ

Части 3–5 ст. 11.14.3 КоАП РФ (в ред. Федерального закона от 31.07.2025 № 281-ФЗ) устанавливают санкции для двух категорий: «граждане» и «юридические лица». ИП несут ответственность как юрлица (по примечанию к статье). Отдельных штрафов для должностных лиц эти части не предусматривают.

Работа без включения в реестр (ч. 3): для граждан — от 3 до 5 тыс. рублей, для ИП и юрлиц — от 100 до 300 тыс. рублей.

Повторное нарушение (ч. 4): для граждан — от 5 до 10 тыс. рублей, для ИП и юрлиц — от 500 тыс. до 1 млн рублей.

Нарушение обязанности по хранению и предоставлению информации о договорах и грузах (ч. 5): оборотный штраф — 0,1–0,3% годовой выручки, но не менее 500 тыс. рублей.

Часть 5 касается именно хранения и предоставления информации о заключённых договорах транспортной экспедиции, сторонах договоров, свойствах грузов и маршрутах. Взаимодействие с органами, ведущими оперативно-разыскную деятельность (ФСБ), и обеспечение технических средств для такого взаимодействия регулируются отдельно частями 7 и 8 той же статьи. Дела рассматривают судьи и Ространснадзор. За просрочку уплаты штрафа начисляются пени, размер которых удобно проверить калькулятором пеней по налогам и взносам.

Относится ли реестр к белорусским экспедиторам

Закон 87-ФЗ в новой редакции (ст. 2.2) устанавливает обязанность регистрации для юридических лиц и ИП, зарегистрированных в России. Белорусский экспедитор, не имеющий российского юрлица, не подпадает под требование о включении в реестр ГосЛог. Однако если белорусская компания оказывает экспедиторские услуги через российское дочернее общество или филиал, это российское юрлицо должно быть в реестре.

Для российских заказчиков есть косвенный риск. Если экспедитор не включён в реестр, налоговые органы могут поставить под сомнение экономическую обоснованность расходов на его услуги. Прямой нормы об отказе в вычете нет, но налоговые инспекции в последние два года стали запрашивать пояснения даже по суммам в 50–70 тысяч рублей, хотя раньше порог внимания был заметно выше.

Трансграничный ЭДО с Беларусью: как это работает и кто уже подключён

Трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) между Россией и Беларусью — это юридически значимый обмен электронными документами между резидентами двух стран через операторов ЭДО с проверкой подписей механизмом доверенной третьей стороны (ДТС). Технология позволяет российскому поставщику отправить белорусскому покупателю УПД или товарную накладную в электронном виде, и этот документ будет признан обоими государствами.

С российской стороны функции ДТС выполняет аккредитованный удостоверяющий центр ООО «Газинформсервис» (согласно ст. 7 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В Беларуси проверку российских подписей проводит ГП «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ). 15 апреля 2024 года Россия и Беларусь подписали первый международный договор о взаимном признании электронных подписей и электронном документообороте, что стало правовой основой для промышленного ТЭДО.

Какие документы можно передавать через ТЭДО

На начало 2026 года через ТЭДО передаются: УПД (универсальный передаточный документ) со стороны России, товарная накладная РБ со стороны Беларуси, а также неформализованные документы (акты сверки, спецификации, письма). Товарно-сопроводительные и таможенные документы пока передавать через ТЭДО нельзя, хотя «Контур» анонсировал пилотный этап по таким документам на 2026 год.

Операторы и EDI-провайдеры

На текущий момент трансграничный обмен между Россией и Беларусью настроен через следующие связки:

1. Контур.Диадок (Россия) — EDI-провайдеры СТТ и ЭДиН (Беларусь). Работает с апреля 2025 года.
2. СБИС (Тензор) (Россия) — EDI-провайдер СТТ (Беларусь). Работает.
3. Такском, Доки — в процессе подключения, точные сроки не объявлены.

Подключение российской компании к ТЭДО начинается с обращения к менеджеру оператора ЭДО. Нужно сообщить ИНН контрагента из Беларуси, тип документов для обмена и название его EDI-провайдера. Для ТЭДО приобретается отдельный пакет документов, не входящий в базовый тариф ЭДО. Настройка занимает от нескольких дней до двух недель, в зависимости от сложности интеграции.

Нужна ли белорусскому контрагенту российская подпись

Нет. Белорусская сторона подписывает документы своей национальной электронной цифровой подписью (ЭЦП). Подлинность этой подписи проверяет белорусская ДТС (НЦЭУ) по запросу российского оператора, а российскую подпись проверяет «Газинформсервис» по запросу белорусского EDI-провайдера. Результат проверки фиксируется в квитанции ДТС со статусом «Действительно» или «Недействительно». Квитанция сохраняется в составе документооборота и служит доказательством юридической силы документа.

Роскомнадзор включил Беларусь в перечень стран с адекватной защитой персональных данных (приказ от 05.08.2022 № 128). Письменное согласие субъекта для трансграничной передачи данных в Беларусь не требуется, хотя уведомление Роскомнадзора о такой передаче подавать всё равно нужно.

Практика: водители, проверки, исправления, хранение

Предъявление ЭПД на трассе

Инспектор ГИБДД или Ространснадзора проверяет электронную транспортную накладную по идентификатору документа или QR-коду. Водитель показывает код в мобильном приложении оператора ИС ЭПД или на экране планшета. Инспектор запрашивает сведения в ГИС ЭПД и получает подтверждение. Предъявлять распечатку формально не требуется, но на переходный период разумно иметь при себе бумажную копию, тем более при пересечении российско-белорусской границы, где белорусские инспекторы пока не имеют доступа к российской ГИС ЭПД.

Исправление ошибок в ЭТрН

Если после подписания всеми участниками обнаружена ошибка, инициатор направляет через оператора ИС ЭПД предложение об уточнении (корректировочный титул). Все участники подписывают исправленную версию в электронном виде. В ГИС ЭПД хранятся обе версии: исходная и исправленная. Порядок описан в Постановлении Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (в редакции ПП от 25.03.2023 № 476), которое действует до 01.09.2028.

Сроки хранения

ГИС ЭПД хранит электронные перевозочные документы в течение сроков, установленных налоговым законодательством и законодательством о транспорте. Для целей налогового контроля срок хранения первичных документов по НК РФ составляет 5 лет. Оператор ИС ЭПД хранит документы в соответствии с договором и правилами ГИС ЭПД. Компании целесообразно дублировать архив в собственной учётной системе.

[Иллюстрация: Скриншот мобильного приложения оператора ИС ЭПД с QR-кодом ЭТрН] Alt: QR-код электронной транспортной накладной для проверки на трассе ГИБДД

НДС 0% при экспорте в Беларусь и маркированные товары

Подтверждение нулевой ставки НДС при экспорте товаров в Беларусь регулируется Протоколом о порядке взимания косвенных налогов в ЕАЭС (приложение 18 к Договору о ЕАЭС). Среди подтверждающих документов — транспортные и товаросопроводительные документы. Если транспортная накладная оформлена электронно через ГИС ЭПД, налоговая инспекция вправе получить к ней доступ напрямую из системы. Электронная форма не является препятствием для подтверждения ставки 0%, при условии что документ зарегистрирован в ГИС ЭПД и подписан УКЭП или УНЭП всех участников перевозки.

При перевозке маркированных и прослеживаемых товаров между РФ и Беларусью работа через ТЭДО пока не автоматизирована в части кодов маркировки. Ввод и вывод кодов из системы «Честный знак» выполняется вручную, как при работе с бумажными документами. Интеграция ТЭДО с системой маркировки — задача, которую операторы планируют решить в 2026–2027 годах.

Пошаговая подготовка: что сделать до 1 сентября 2026 года

Компаниям, работающим на маршрутах РФ–Беларусь, стоит начать подготовку уже сейчас. Перестройка бизнес-процессов занимает от одного до трёх месяцев, а подключение контрагентов может затянуться.

1. Определить роль в перевозке. Грузоотправитель, экспедитор, перевозчик или грузополучатель — от роли зависит набор титулов, которые нужно подписывать в ЭТрН.

2. Подключиться к оператору ИС ЭПД. Выбрать из реестра Минтранса. Убедиться, что оператор поддерживает обмен с белорусскими EDI-провайдерами (СТТ, ЭДиН), если нужен ТЭДО.

3. Обеспечить сотрудников электронными подписями. УКЭП или УНЭП (через «Госключ») для руководителей, логистов, диспетчеров и других уполномоченных лиц, которые подписывают титулы ЭТрН от имени организации. Водителю УКЭП не нужна: он не подписывает ЭТрН, а использует ПЭП (простую электронную подпись) для подтверждения операций в мобильном приложении. Оформить МЧД на каждого сотрудника, который подписывает документы от имени организации.

4. Зарегистрироваться в реестре ГосЛог (если компания оказывает экспедиторские услуги). Срок — до 30 апреля 2026 года для действующих экспедиторов.

5. Настроить интеграцию с учётной системой. В 1С:Бухгалтерии, 1С:Управлении торговлей и 1С:ERP есть функции для работы с ЭПД, но их нужно активировать и протестировать обмен с контрагентами.

6. Актуализировать договоры. Включить в контракты с перевозчиками и экспедиторами условия о работе с электронными документами: номер оператора, порядок подписания, ответственность за задержку.

Хронология реформы: ключевые даты 2025–2027

01.09.2025 — начало переходного периода ЭПД для перевозок алкоголя: допускается и бумажный, и электронный формат (102-ФЗ от 29.05.2024, 433-ФЗ от 30.11.2024).

01.03.2026 — запуск реестра экспедиторов на платформе ГосЛог (140-ФЗ, ПП РФ № 173).

30.04.2026 — крайний срок регистрации действующих экспедиторов в реестре (ст. 2.5 Закона 87-ФЗ).

01.09.2026 — обязательная ЭТрН для всех грузоперевозок (140-ФЗ, ст. 8 Закона 259-ФЗ).

01.09.2026 — обязательные электронные экспедиторские документы (ст. 2 п. 3, 6 Закона 87-ФЗ).

2026 (1 полугодие) — тестовые перевозки e-CMR в ЕАЭС (решение Совета ЕЭК от 29.11.2024).

01.03.2027 — полная обязательность ЭПД при перевозке алкогольной продукции (433-ФЗ от 30.11.2024).

01.03.2027 — реестр перевозчиков грузов на ГосЛог (520-ФЗ от 29.12.2025).

Часто задаваемые вопросы

Нужна ли ЭТрН при перевозке из Москвы в Минск?

Зависит от того, кто клиент. Если клиент перевозки — российское юрлицо, ЭТрН нужно формировать через оператора ИС ЭПД с передачей в ГИС ЭПД. Если клиент — белорусская компания, по проекту Минтранса допускается бумажная транспортная накладная. Параллельно оформляется бумажная CMR по Конвенции КДПГ.

Белорусский перевозчик должен регистрироваться в реестре ГосЛог?

Нет — если у него нет российского юрлица. Реестр экспедиторов (Постановление Правительства № 173) распространяется на компании и ИП, зарегистрированные в России. Белорусский перевозчик, работающий через собственную компанию в РБ, под это требование не подпадает.

Какой штраф грозит экспедитору без регистрации в реестре?

От 100 до 300 тысяч рублей для юрлица и ИП за первое нарушение (ч. 3 ст. 11.14.3 КоАП), от 500 тысяч до 1 миллиона за повторное (ч. 4). Согласно примечанию к ст. 11.14.3 КоАП, индивидуальные предприниматели несут ответственность как юридические лица. Для граждан (физлиц) штраф ниже: от 3 до 5 тысяч рублей за первое нарушение.

Можно ли подтвердить НДС 0% электронной транспортной накладной?

Да. Электронная форма ЭТрН, зарегистрированная в ГИС ЭПД, имеет юридическую силу, эквивалентную бумажной, при условии подписания УКЭП или УНЭП всех участников. ФНС получает доступ к данным ЭТрН непосредственно из ГИС ЭПД.

Когда e-CMR полностью заменит бумажную CMR на маршрутах РФ–Беларусь?

Точной даты нет. Пилотный проект e-CMR между Россией и Беларусью завершил активную фазу в 2023 году. Расширенный пилот в рамках ЕАЭС стартовал в конце 2024 года, тестовые перевозки намечены на первое полугодие 2026-го. До утверждения нормативных актов на уровне Союзного государства или ЕАЭС бумажная CMR остаётся обязательной параллельно с любыми электронными документами.

Выводы

Реформа транспортного документооборота, запущенная законом 140-ФЗ, затрагивает все компании, участвующие в грузоперевозках на территории России, включая те, что работают на международных маршрутах с Беларусью. Три ключевых момента для бизнеса на направлении РФ–РБ.

Разграничение документов: российская ЭТрН и международная CMR — разные документы. ЭТрН регулируется российским правом (259-ФЗ), CMR — Конвенцией КДПГ. С 1 сентября 2026 года ЭТрН становится обязательной, но при иностранном клиенте допускается бумажная ТН.

Реестр и штрафы: экспедиторы с российской регистрацией должны быть в реестре ГосЛог до 30 апреля 2026 года. Работа без регистрации грозит штрафом до 1 млн рублей за повторное нарушение. Белорусских экспедиторов без российского юрлица реестр не касается.

ТЭДО уже работает: юридически значимый обмен документами с белорусскими контрагентами доступен через Диадок и СБИС с EDI-провайдерами СТТ и ЭДиН. Для транспортных документов (ЭТрН, CMR) интеграция ТЭДО с ГИС ЭПД пока не реализована, но коммерческие документы (УПД, товарные накладные) передавать уже можно.

Компаниям, которые ещё не подключились к оператору ИС ЭПД, стоит начать процесс в ближайшие месяцы. Подключение контрагентов, обучение водителей работе с мобильным приложением и тестовые обмены документами требуют времени, и запас этого времени сокращается.