Календарь пестрит разноцветными блоками, большую часть дня вы перемещаетесь из одной виртуальной или реальной переговорки в другую.
К концу недели голова гудит от обсуждений, но возникает вопрос: что реально было сделано?
Часто ответ неутешителен. Многие встречи страдают от классических болезней: нет четкой цели и повестки, приглашены люди, которым это не нужно, обсуждение уходит в дебри, решения не принимаются, а действия не фиксируются.
Результат – потерянные часы, усталость и раздражение вместо прогресса.
Вы чувствуете себя заложником календаря, но боитесь отказаться, чтобы не показаться некомандным игроком.
Однако молчаливое присутствие на десятках часов бесполезных совещаний в месяц – это скрытая форма согласия и огромная упущенная возможность сделать реальную работу или просто передохнуть.
Пора перестать быть пассивным участником и начать управлять своим временем.
Первый шаг – критическая оценка. Перед принятием приглашения на встречу честно спросите себя: «Какова моя роль здесь?», «Без моего присутствия действительно не обойтись?», «Есть ли четкая цель и повестка?».
Если ответы неубедительны, вежливо откажитесь или предложите прислать информацию письменно.
Не бойтесь задавать уточняющие вопросы организатору перед встречей: «Каких конкретно решений мы должны достичь?», «Какая информация нужна от меня?», «Можно ли решить этот вопрос асинхронно (через почту, документ)?».
Часто это помогает отменить или сократить встречу. Если вы обязаны присутствовать, будьте активны, но конструктивны.
Напомните о цели в начале, мягко возвращайте обсуждение в русло, если оно уходит в сторону, задавайте уточняющие вопросы для прояснения.
Настаивайте на фиксации решений и назначении ответственных с четкими сроками прямо по ходу встречи – это резко повышает ее ценность.
Боритесь за свое время внутри встречи: если ваша часть закончена, вежливо извинитесь и уйдите.
Люди оценят вашу прямоту и уважение к их времени тоже. Станьте инициатором перемен в культуре встреч в вашей команде.
Предложите внедрить простые правила: обязательная повестка и цель для каждой встречи, лимит времени (например, 25 или 50 минут вместо стандартного часа), назначение модератора, который следит за регламентом и повесткой.
Пропагандируйте асинхронную коммуникацию для обсуждения проектов или сбора информации – общие документы, доски задач, короткие голосовые сообщения часто эффективнее часового созвона.
Ваше время – ваш самый ценный ресурс. Перестаньте бездумно тратить его на бесцельные разговоры в курилках.
Научитесь защищать его так же ревностно, как защищаете бюджет проекта.
Автор: Игорь Зур
